お客様からの問い合わせなどを全般に対応することを行い企業の窓口として、サービスデスクを設置している会社があります。例えば不具合や技術的なサポートしたりすることをサービスデスクがお客様に行うことになります。スタッフが不得手な技術的な面も任せる事で対応が早く出来ることにもなります。また、スタッフがサービスデスクの問い合わせすることで問題も解決が早く通常業務を続けることができます。自分で調べることも大切ですが、お客様からの問い合わせ電話などにはもたつかずに済む利点があります。サービスデスクでは、専門知識のある人が適切な回答をしてくれますので安心してお客様を任せることができます。その対応時間や調べる時間をスタッフは別の業務に充てることが出来ますので効率化を図ることが出来ます。

サービスデスクの目的を理解して業務の効率化を目指します。

サービスデスクでは、問い合わせがあった時の記録をきちんと管理しています。いつ受付したか、どの様に初動では対応したかなども細かく記録しています。その内容を適切な部署やスタッフに引き継ぐことも大切な業務内容の一つになっています。これは社内外からくる問い合わせなどに適切かつ迅速な対応ができるようにするためで、早期に問題を解決すことを狙いとしているためです。こうすることで利用者にとって利便性を図ることが出来る様にするのがサービスデスクを設置する目的になります。また、お客様の相談を受けることで、きちんと対応したり提案したりすることで直接的ではないが、売上に繋がることもある部門として認識されていますのでサービスデスクを上手に活用することが業務の効率化になると考えられています。

サービスデスクのメリットを利用して業務の効率化へ

サービスデスクがあるメリットとして、サービスレベルを全体的に向上することができます。サービスデスクと各部署とが綿密に連帯することで、トラブルが発生した場合には迅速に対応することが出来るようになります。そうすることでトラブルの規模も最小限に抑えることができるようになりますし、お客様には安定しているサービスを届けることができます。それからトラブルが起きた担当部門だけではなくサービスデスクから全社的にどの様な問題が起きたか・解決策としてどう対処したかを共有することになるので会社全体のサービスの向上になります。それが顧客満足度にも繋がっていきます。様々な対応を情報のデータ化を図ることを行うことで各部署での業務も今まで以上にやりやすくなりますので、効率化を図る事ができます。