今回は業務を効率化するためのサービスデスクの使用方法をご紹介します。初めに、サービスデスクには4つの種類があることはご存知ですか？1つはローカルサービスデスクで拠点を物理的に近くに置くことで業務の効率化を図ります。2つ目は中央サービスデスクです。拠点を一か所にすることで、情報の管理がしやすく、費用の削減が可能です。3つ目はバーチャルサービスデスクです。名前の通り、在宅勤務を利用していることが多く、ネットを利用することで拠点が一つかのように見せることができます。4つ目がフォロー・ザ・サンです。海外にも拠点を置くことで、日本のサービスデスクが解決不可能だった問題を海外の拠点に引き継ぐ協力体制をとることができるため、24時間、365日サービスの対応が可能になります。

サービスデスクを利用して業務効率化を図る

今まで、個別で行っていたインシデント管理をサービスデスクで行うことにより、お客様にかかる不安や負担も少なくなり、問題を一括して管理することで、情報の行き違いを防ぎ、各部署で行っていたインシデント管理業務がなくなったことで、本来の業務に専念することができるため、業務の効率化が実現します。また、顧客情報やナレッジを共有することで、相手に聞くことなく社内で誰でも閲覧することができるため、効率アップにつながる。ナレッジや顧客情報はマーケティングにも利用することができます。そして、これらをおこなうことで、情報管理をサービスデスクに任せることで、人材の最適な運用や集中化が可能になります。情報をサービスデスクに集中させることで、システム導入や新人教育にかかる時間やコストも削減できます。

おススメのサービスデスクで業務を効率化しよう

インシデント管理が徹底していなくて、顧客満足度もあまり上がらない、という企業にはぜひ、フォロー・ザ・サンの導入で業務の効率化を図ってみることをおすすめします。日本にあるサービスデスクが解決できなかった問題があっても、アメリカなどの海外にあるサービスデスクに引き継ぎを行うことで、日本では稼働できない時間帯のインシデント管理を可能にし、顧客満足度の向上を狙うことができるからです。今まで行ってきた業務の見直しを行い、改善できるところや簡略化できるところは専用ツールを使用して、作業効率を上げることで、今まで負担となっていた作業をなくし、必要な作業や新たな作業への取り組みに使用することで、さらなる事業拡大につながった事例もあります。今後、事業が発展していくうえで、自社に合ったツールを設計し、使用していくことをおすすめします。